Wann wird gemahnt

Eine Mahnung kann erstellt werden, wenn das definierte Zahlungsziel einer Rechnung abgelaufen ist. Sie können in den Einstellungen selber definieren, ab wann das Mahnwesen eine Rechnung als zu mahnen anzeigen soll.

Diese Einstellung können sie unter Präferenzen -> Finanzen im Register Mahnwesen Regeln vornehmen. Hier definieren sie die Wartezeit, ab dem Ablauf des Zahlungsdatum.

An dieser Stellen können sie auch ihre Mahntexte individuell anpassen, wenn sie nicht vordefinierten Texte übernehmen möchten.

Mahnen

Um die Mahnung zu erstellen, gehen sie ins Menü Finanzen -> Mahnwesen.

Jetzt werden ihnen die zur Mahnung fälligen Rechnungen angezeigt.

Hinweis: siehe auch Massen Mahnungen weiter unten.

Selektieren sie jetzt die Rechnung, welche sie mahnen möchten und klicken anschliessend auf mahnen.
Wenn sie die Details und den Zahlungsverlauf zu einer Rechnung anzeigen möchten, können sie dies mittels dem Icon am linken Rand.

Der Mahnlauf für diese Rechnung wird ausgelöst, sobald sie oben links den Knopf "Mahnen" klicken.

Sie werden noch gefragt, ob sie die Mahnung erstellen möchten. Dabei können sie gleiche einen Kommentar zur gerade erstellten Mahnung erfassen, falls sie dies möchten.

Bereits erstellte Mahnungen können über das Symbol  immer wieder heruntergeladen und angezeigt werden.

Falls sie den Einzahlungsschein zur Mahnung dazu drucken möchten, können sie dies mittels "Einzahlungsschein anhängen" mit drucken. 

Jetzt bestätigen sie hier mit "Ja". Die entsprechende Mahnung erstellt. Sie können die pdf Datei jetzt ausdrucken und dem Kunden zustellen.

Die gemahnte Rechnung verschwindet automatisch aus der Mahnliste.

Falls sie die Mahnung nicht direkt heruntergeladen haben, können sie alle erstellen Mahnungen über die Ansicht
"Erstelle Mahnungen" anzeigen. Es werden nur noch die bereits  erstellen Mahnungen angezeigt.

In der Liste der  erstellen Mahnungen können diese über das Symbol für den Download jederzeit heruntergeladen werden.  Sortieren sie die Liste nach Datum indem sie auf den Spaltenkopf klicken. Der Spaltenkopf wird farbig markiert. Bei einem weiteren klick wird die Sortierung umgekehrt.

Symbol Download  Spaltenkopf sortierten

Klappen sie nun die Position in der Liste auf, um alle Details zur Mahnung zu zeigen.

Dazu klicken sie auf das Symbol

 

Umgekehrt können sie die zu mahnenden Rechnungen über die Ansicht "Fällige Rechnungen" anzeigen.

Massen Mahnung

Die zweite Möglichkeit ist, mehrere Mahnungen zu markieren, indem der Hacken am Anfang der Zeile gesetzt wird. 

Alle markierten werden jetzt gemahnt. Die Mahnstufe wird automatisch erkannt. 

Ein Dialog zeigt ihnen eine Übersicht der Mahnungen, welche erstellt werden.  Pro Mahnung kann noch gewählt werden, ob ein Einzahlungsschein mit erstellt werden soll und bei Bearf ein Kommentar erfasst werden.

Mit dem Knopf "Ja" lösen sie den Massen Mahnlauf aus. 

Am Ende wird eine .zip Datei mit dem Namen "Mahnungen.zip" automatsch erstellt und heruntergeladen. Darin sind alle erstellten Mahnungen enthalten. 

So können sie zum Beispiel die einzelnen Dokumente dem Kunden per Email senden.